Em algum momento da carreira, a maioria de nós vai recorrer ao PowerPoint.

Seja para fazer aquela apresentação comercial aos clientes, para mostrar os resultados de sua empresa ou departamento, para vender sua ideia de negócio a algum possível investidor etc.

A mecânica é sempre a mesma: quando fazemos uma apresentação, estamos tentando “vender” algo a um determinado público. Um produto, uma empresa, um projeto, um conceito, uma ideia. Estamos tentando convencer alguém de alguma coisa.

E para convencer alguém de alguma coisa, você precisa primeiramente de atenção. Depois, de bons argumentos.

Ou seja, o PowerPoint é apenas uma ferramenta de auxílio que, se usada corretamente, pode contribuir muito para sua apresentação. Mas se usada de maneira errada, pode atrapalhar mais do que ajudar.

Veja a seguir algumas dicas essenciais do que fazer e o que não fazer com seu PowerPoint:

SIM: comece sabendo quem é seu público

Como em qualquer iniciativa que envolve comunicação, a primeira coisa é entender com quem você está falando. Uma apresentação para altos executivos de empresas fabricantes de maquinário industrial deve ser bem diferente de uma apresentação para millenials que trabalham em agências de publicidade. Ainda que essa apresentação fale sobre o mesmo assunto, deveria ser customizada para os dois públicos, compreendendo que eles não têm necessariamente os mesmos interesses, conhecimentos, experiência etc.

SIM: crie um roteiro primeiro

Planeje primeiro, execute depois. Comece rascunhando em um arquivo (pode ser no próprio PowerPoint) o que pretende dizer em cada slide. Conforme você vai colocando as ideias, é comum ir e voltar de um slide para o outro, otimizando a sequência das informações, percebendo o que faz mais sentido em cada momento. Procure sempre criar envolvimento, como se estivesse contando uma história. Lembre-se que conquistar a atenção do público é parte essencial de uma apresentação eficaz.

NÃO: slides cheios de texto para você ler enquanto apresenta

Esse é um dos erros mais comuns na grande maioria das apresentações. Jamais coloque em seus slides mais de duas ou três frases BEM curtas. Ficar lendo slides cheios de texto, além de enfadonho, deixa claro para seu público que você não se preparou bem para apresentar.

Se você fica inseguro de se esquecer das informações na hora H, o PowerPoint conta com um espaço logo abaixo do slide para você escrever uma “cola” e recorrer a ela. Mas o ideal é, claro, praticar sua apresentação e ter seu conteúdo na ponta da língua!

NÃO: usar animações demais

O PowerPoint está repleto de efeitos de transição e animações para fazer seus textos e gráficos voarem, pularem, esticarem, explodirem. Você deve ignorar 95% deles, pois são de mau gosto e só fazem roubar a atenção do público para o que não interessa. No máximo, use as transições de fade entre um slide e outro, e ocasionalmente animações simples para fazer seu conteúdo aparecer na tela em etapas, dando preferência ao fade também. Menos é mais!

SIM: usar boas imagens ocupando toda a tela

Nós somos seres visuais. Em vez de fazer um template padrão com seu logo no canto, um título à esquerda, e uma marca d’água, tente sair desse lugar comum. Em vez de posicionar uma fotinha pequena e sem graça num canto do slide, gaste algum tempo procurando uma imagem bem impactante, que simbolize o que você vai falar. Depois, tente posicioná-la ocupando todo o fundo do slide, com apenas uma frase curta, ou algum dado ou gráfico, por exemplo. Com poucos elementos no slide sua mensagem será mais direta e eficiente.

SIM: espaços vazios são desejáveis

Essa é uma das mais famosas regras do design. Espaços vazios são importantes para o “descanso visual” – ou seja, nossos olhos gostam desse espaço para “respirar”. Quando você ouve alguém falar de um design “clean”, tem a ver com isto também. Um slide apinhado de elementos geralmente fica feio. Muitas pessoas têm o instinto de preencher cada canto do slide com alguma coisa, pensando que assim ele ficará mais equilibrado. É justamente o oposto. Resista a esse pensamento e permita espaços vazios no seu layout.

NÃO: abusar de efeitos como sombras, brilhos e 3D

Assim como as animações, abusar de efeitos como sombras, brilhos, 3D e outros vai dar um visual de mau gosto para sua apresentação. Esses elementos são, na maioria dos casos, apenas distrações indesejáveis. Uma sombra sutil, às vezes, para dar contraste a um texto branco sobre uma foto escura, pode ser aceitável. Mas via de regra, evite esses efeitos, pois eles não vão embelezar seu trabalho, apenas vão fazê-lo parecer pouco profissional.

NÃO: usar várias fontes “diferentonas”

Novamente, menos é mais. Procure não usar mais de dois tipos de fonte em uma apresentação – no máximo uma para títulos e outra para o texto normal. Aliás, essa é uma regra bastante seguida no design gráfico em geral. Você pode até usar uma fonte com mais “personalidade” em títulos bem curtos, com uma ou duas palavras. Mas no texto normal use uma fonte mais simples, que dê mais legibilidade. E lembre-se: Comic Sans, nunca!